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テレワーク導入費用の項目や企業の負担部分を解説!削減方法や助成金も

2021年04月15日働き方改革

こんにちは。クラウドデータセンターを軸としたサービスを展開する「アイネット」マーケティング担当の山口です。

働き方改革の一環として注目されているテレワーク。
最近は新型コロナウイルス感染症予防の観点からも注目度が増しています。

在宅勤務など時間や場所にとらわれないテレワークは、企業にとっても従業員にとってもさまざまなメリットがあります。

しかし、導入にあたって費用が発生することもしっかり認識しておくことが重要です。

今回は、テレワークの導入費用について。
テレワーク導入でかかる費用の内訳と負担割合、そして削減方法などを詳しくご紹介します。

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テレワーク導入にかかる費用と企業の負担割合は?

テレワークを導入するにあたり、さまざまな費用が発生するということをしっかり把握しておく必要があります。

費用の項目によっては、企業負担のものと個人負担(または費用の一部を手当支給)のものがあります。

テレワーク導入で想定される費用を項目別に見ていきましょう。

費用①情報通信機器

情報通信機器(パソコン、タブレット、携帯電話、スマートフォンなど)に関する費用については、一般的に企業が負担します。

テレワークで使用するパソコンについては、「オフィスで使用しているパソコンを持ち帰って使用するケース」と、「自宅のパソコンでオフィスのパソコンを遠隔操作するケース」と、主に2つのパターンがあります。

「オフィスで使用しているパソコンを持ち帰って使用するケース」は、オフィスで使用しているパソコンをそのまま自宅で使用します。

そのため、テレワーク導入にあたっては端末の費用は発生しませんが、情報漏洩に備えたセキュリティ強化のための対策費用は必要になるでしょう。

また、「自宅のパソコンでオフィスのパソコンを遠隔操作するケース」は、遠隔操作するにあたり認証キーの購入が必要になるため、その購入費用が発生します。

費用②通信回線

情報通信技術(ICT)を活用するテレワークには、通信回線が不可欠です。
この費用については、個人負担または費用の一部を手当支給というのが一般的です。

自宅に通信回線がない場合は、Wi-Fiルーターの貸し出しや回線の新規設置工事など、通信回線を整備する必要があります。

また、社外から通信することによって通信費が発生します。

ただし、通信回線に関する費用は、業務使用とプライベート使用の線引きが難しいため、費用の一部を手当支給というケースが多いです。

通信回線に関しては線引きが曖昧な分、費用負担についてしっかりとルールを決めておくことが大切です。

費用③ビジネスツール

テレワークでは、さまざまなビジネスツールを活用する必要があります。

テレワークを実施するにあたり、まず懸念点になるのが勤怠管理の方法です。

従業員の労働時間を適正に管理するために、稼働状況を共有できるスケジュールツールや勤怠管理ツールの導入が欠かせません。

また、社外にいる従業員同士が円滑にコミュニケーションをとれるよう、チャットツールやWeb会議ツール、メールツール、プレゼンツールなどもあると、業務の適切な進捗管理も可能になり、他の従業員との連携が取りやすくなります。

これらのビジネスツールは費用がかからない無料版もありますが、セキュリティ対策が甘かったり、使用できる人数制限がある場合があります。

テレワーク導入時には、どのビジネスツールを使用するべきかよく検討しましょう。

費用④備品・消耗品

社外で勤務する際には、細々とした経費も発生します。
例えば、書類作成時の用紙などの消耗品や文具などの必要備品、会社やクライアント宛に荷物を送る際の宅配費用などがあります。

一般的に備品・消耗品にかかる費用は、従業員が支払いを立て替えて、企業が負担するというケースが多いです。

ただし、テレワークの場合は経費の精算に手間がかかるため、できるだけ個人負担がないような仕組みづくりをしておくとよいでしょう。

必要な消耗品をあらかじめ従業員に支給したり、会社宛の宅配物は着払いにしたりと、備品・消耗品の支給方法や支払い方法をルール化しておきましょう。

費用⑤光熱費

光熱費に関しては、テレワークの状況によって異なります。

企業がサテライトオフィスを用意する場合は、水道・電気といった光熱費はもちろん、オフィスの賃借費用やデスクなどの備品代を企業が負担することになります。

一方、従業員が自宅で勤務する場合の光熱費は、業務使用とプライベート使用の線引きが難しいため、一定額を手当に含めて支給しているケースが一般的です。

支給する金額については、業務で使用した時間の光熱費を換算して、費用を算出する方法を用いる企業もあります。

テレワーク導入で削減できる費用

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テレワークの導入にあたって費用が発生する一方、削減できる費用もあります。
削減できる費用の詳細について詳しく見ていきましょう。

交通費

テレワークによって大幅にコストカットが見込めるのが、従業員の交通費です。

オフィスへの通勤がなくなるため、通勤定期代などの交通費を削減できます。

首都圏の通勤者800名(追加調査で首都圏の通勤者600名)を対象に行った通勤総研調査レポート「通勤時の定期券利用と決済に関する実態」によると、定期代の一ヶ月平均は約1万5,170円。

テレワークによってオフィスへの通勤が不要になることで、従業員一人につき毎月約1万5,170円が削減できるということになります。

また、会議もweb会議などを活用することで、今までオフィス外で行っていた会議場所への移動費も発生しないため、大幅な削減が可能になります。

人材に関する費用

人材育成費や採用コストなど、人材に関する費用の削減も可能です。

プライベートや家族との時間も作れるテレワークは、ライフスタイルに合わせて働くことが可能になるため、離職者の減少ならびに優秀な人材の確保につながります。

そのため、新たな人材の採用コストや新人の人材育成費用が不要になり、結果的に削減できます。

マイナビ「2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査」によると、入社予定者1人あたりの採用費の平均は48万円です。

また、人材育成費用については産労総合研究所「2019年度 教育研修費用の実態調査」によると、教育研修費用として1人あたり3万4,607円となっています。

テレワークによって離職者が減少することで、これらの費用を削減することができます。

オフィスの家賃や光熱費

従業員がテレワークとなりオフィスを使用しない場合は、オフィスの光熱費などの維持費を削減することができます。

従業員の一部がオフィスで業務を継続する場合は、コンパクトなオフィスに引っ越すことで賃貸コストを削減でき、大幅なコスト削減につながります。

業務拡大をする際に従業員が増えたとしても、最低限の費用でオフィスを広げずに対応することが可能です。

テレワーク導入で費用を抑えるには助成金の活用も!

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今回ご紹介した通り、テレワークを導入することで削減できるコストがある一方、発生するさまざまなコストも存在します。

実は、テレワークの導入時に国や地方自治体が用意している助成金制度があるのをご存知でしょうか?

助成金があれば、中小企業でも安心してテレワークの導入に取りかかれます。

まず、代表的な助成金の一つが、2020年4月1日から受付が開始されている厚生労働省による
働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」(旧「時間外労働等改善助成金」)。

時間外労働の改善やクラウドサービスの導入などを目標に、テレワークに取り組んでいる中小事業主に対して助成金を支払う制度です。

支給額は成果の目標達成状況に応じて、取り組みを実施した経費の一部を支給するというもので、目標を達成したか未達成かによって補助率が異なります。

そのほかにも、以下のような助成金があります。

  • 「テレワーク活用推進コース」
    東京都内の中小企業を対象にした助成金。
    パソコンの購入や通信環境の整備といったテレワーク機器の導入などで申請ができます。
  • 「ふるさとテレワーク」
    総務省による働き方推進制度です。
    都心部で行っていた業務を地方のサテライトオフィスなどで行うことで、地方活性化や自由な働き方を推進するものです。
    サテライトオフィスなどの環境を整備する費用の一部補助などを行います。
  • 「ワークスタイル変革コンサルティング」
    テレワーク導入時の課題解決などの支援を行う制度です。
    専門のコンサルタントを最大5回まで無料で派遣します。


このほかにも、各地方自治体で行っている助成金制度もあります。

助成金制度の内容が変更になったり、すでに公募が終了していたりする場合がありますので、詳しくは各公式ホームページなどで確認してください。

まとめ

テレワーク導入時の費用を把握し、削減方法や助成金の検討を

在宅勤務など時間や場所などにとらわれないテレワークは、導入にあたって費用が発生することもしっかり把握しておくことが重要です。

費用の項目によっては、企業負担のものと個人負担(または費用の一部を手当支給)のものがあります。

テレワーク導入で想定される費用としては、まとめると以下のものがあります。

  • 情報通信機器に関する費用(一般的には企業が負担)
  • 通信回線ならびに通信費用(一般的には個人負担または費用の一部を手当支給)
  • スケジュールツールや勤怠管理ツールなどビジネスツールの導入(一般的には企業が負担)
  • 用紙や文具、宅配費用などの備品・消耗品費(一般的には従業員が支払いを立て替えて、企業が負担)
  • サテライトオフィスや従業員の自宅の光熱費(一般的にはサテライトオフィスの場合は企業が負担、自宅勤務の場合は一定額を手当に含めて支給)

なお、テレワークの導入にあたって費用が発生する一方、交通費等、削減できる費用もあります。

国や地方自治体が用意している助成金制度もありますので、ぜひ活用しましょう。

柔軟な働き方を実現する各種テレワークツールについては、アイネットへお気軽にお問い合わせください!

山口(webマーケティング担当)

皆さまの役に立つIT情報や、アイネットの様々な取り組みをお伝えしてまいります!

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