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テレワーク導入での注意点やリスクは?事前対策やルール制定が大事!

2021年03月08日働き方改革

こんにちは。クラウドデータセンターを軸としたサービスを展開するアイネット、マーケティング担当の山口です。

昨今、新型コロナウイルス感染症予防の観点から、多くの企業で導入されている「テレワーク」。
柔軟で働きやすい環境づくりという点からも注目されているテレワークですが、導入にあたりあらかじめ注意点やリスクを把握しておくことが大切です。

今回は、テレワークを行う際の注意点やリスクついて、リスクを避けるための事前準備や対策など、詳しくご紹介します。

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テレワークとは?導入のメリット

政府が推進する働き方改革の一環として注目を集めている「テレワーク」。
情報通信技術(ICT)を活用し、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

ちなみにテレワークという言葉は「離れたところ」(tele)と「働く」(work)を組み合わせた造語です。

テレワークの種類

テレワークは、働く場所によって次の3つの種類に分けられます。

在宅勤務

自宅からほかのメンバーとパソコンとインターネット、電話などで連絡を取り合いながら働く方法です。
通勤する必要がないため通勤時間や交通費などのコストを削減でき、さらに子育てや介護と仕事を両立しやすいスタイルです。

モバイルワーク

移動中や出張先、顧客先など、特定の場所以外でパソコンや電話などを使って働く方法。
働く場所が固定されないため、ライフスタイルに合わせて効率的な働き方が可能です。

サテライトオフィス勤務

レンタルオフィスなど自身が所属するオフォス以外の施設で、パソコンや電話などを使って働く方法です。
都市に拠点がある企業は地方に、地方に拠点がある企業は都市にサテライトオフィスを設置するケースが多く、社員は暮らしや家族に合わせて働く場所を選択することができます。

テレワーク導入のメリット

テレワークの導入は企業にとっても従業員にとっても、さまざまなメリットがあります。

①通勤時間を削減・有効活用できる

テレワークは通勤が不要になるため、従業員は通勤ラッシュから解放され、通勤時間を削減することによって従業員のストレスを軽減します。
通勤時間がなくなることで、その分の時間を有効活用できるというメリットも。

テレワークの仕組みをあらかじめ整えておくことで、災害などで通勤が難しいときでも即座に対応できるという特長もあります。

②仕事の生産性アップにつながる

テレワークによって移動時間の削減や満員電車から解放されることで、従業員は集中力が高まり、仕事へのモチベーションも上がるため、仕事の生産性向上が期待できます。

③優秀な人材を確保できる

テレワークはプライベートな時間も作りやすくなるため、育児や家族の介護でやむなく退職を選ぶ必要がなくなります。
そのため、優秀な人材の確保・定着が可能になります。

④人材不足の解消につながる

オフィスへの通勤が不要なため、居住地に左右されることなく働けます。
そのため、育児や介護中の方をはじめ、海外在住者や障がい者など、いままで採用が難しかった人材へのアプローチが可能になります。

テレワーク導入での注意点やリスク、それに対する対策は?

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働く時間や場所を柔軟に選べるテレワークですが、テレワークを導入するにあたり、さまざまなリスクを知っておくことも重要です。

注意点やリスクの例を把握して注意すると共に、対策やルールの定め方を考えていきましょう。

セキュリティ面でのリスクや注意点

社外で働くテレワークは、情報漏えいのリスクがあるため以下のような点で注意が必要です。

無料のWi-Fiの利用

公共の無線LAN(Wi-Fi)は、暗号化キーが公開されていたり、暗号化自体されていなかったりと、セキュリティに不備がある場合があります。
第三者に通信内容が抜き出されてしまう恐れがありますので、セキュリティが万全でない公共Wi-Fiを使用することは避けましょう。

無料公衆Wi-Fiは使用しないというルールを定める方が安心ですが、どうしてもカフェや駅で公共のWi-Fiを使用しなければならない場合は、必ず強度の暗号化形式であるか確認しましょう。

そのほか、お店や自治体などが正式に提供しているWi-Fiを利用する、つないでいる間は重要情報のやり取りは控えることも重要です。

強度に不安がある場合や不明な場合は、インターネット上に仮想の専用線を設定するVPNサービスを使用するのもおすすめです。
ただし後述にある、VPN製品の脆弱性を悪用したサイバー攻撃のような注意点もあるため、ウイルス対策ソフトとの両方を組み合わせて使用するとセキュリティレベルは上がります。
乗っ取りが起きてしまった場合にも、リスクを軽減できるでしょう。

私物パソコンの利用やノートパソコンの持ち運び

私物のパソコンを使用して仕事をする場合、ウイルス感染に注意が必要です。
ウイルスソフトがインストールされていない私物パソコンを使用して、万が一ウイルスに感染した場合、情報漏えいに陥ってしまう恐れがあります。

また、ウイルス感染に気がつかず社内ネットワークにつなげることで、自分だけではなく社内にウイルスを拡散させてしまうケースも。
重要データを取り扱う場合は、テレワーク専用端末の使用を徹底すると安心です。

  • ストレージは搭載せず、重要データはオンラインのみで操作するシンクライアントを導入
  • セキュリティシステムは常に最新の状態に保つ
  • 顔認証ログインなど外出先での第三者への情報漏えいを防ぐ

というように、さらに対策を講じるとリスクは大きく下がります。
初期コストが心配な場合は、テレワークで使用する端末を優先してセキュリティ対策ソフトを導入すると良いでしょう。

VPN経由で社内ネットワークにアクセス

仮想的な専用線で接続して離れた拠点間のデータ通信を行うVPNは、テレワークを行う上で非常に便利な仕組みです。

しかし、世界中でVPN製品の脆弱性を悪用したサイバー攻撃が起きており、もしVPNの認証情報が漏えいすると、社内ネットワークに保存している機密情報が流出してしまう恐れも。

この対策としてウイルス対策ソフトを併用する、仮想デスクトップやリモートデスクトップを利用するという方法があります。
仮装デスクトップは、データ保存をサーバで行うため端末にデータが残らず安心です。

また、リモートデスクトップなど、重要データの送受信が必要ない画面共有ソフトを使用することもセキュリティ対策としては重要です。

仮想デスクトップについては、こちらもご参考ください!
<仮想デスクトップとは?そのメリットや使い方を詳しく解説!>

クラウドサービスやオンライン会議

離れた場所から情報を共有できるクラウドサービスは非常に便利な反面、閲覧権限の設定ミスによる情報漏えいや不正アクセスなど、サービスを利用するにあたり注意が必要です。

テレワーク中に便利なオンライン会議では、オンライン会議のパスワードや会議IDなどの設定に不備があると、第三者が会議に参加した際に内部情報が漏えいしてしまう恐れも。

これらの対策として、システム管理の責任者が社外の第三者に重要データを触れさせないよう、オンラインセキュリティを強化し管理を徹底させることが大切です。

オンライン会議やクラウドストレージサービスではパスワード・パスコード設定を行う、重要データは暗号化させる、多要素認証を導入するなどが挙げられます。
セキュリティ向上の一環としては、多要素認証の導入が特に有効です。

多要素認証とは、端末やクラウドサービスなどのログイン時にIDとパスワードの入力だけではなく、ワンタイムパスワードや指紋などの生体認証といった複数の認証を組み合わせることをいいます。
パスワードだけのセキュリティよりも格段に安全性が向上するでしょう。

テレワークのセキュリティ対策について、詳しくは「テレワークでの情報漏えいのリスク、セキュリティ対策を知って万全に!」をチェックしてください。

労務・マネジメント面でのリスクや注意点

テレワーク導入にあたり、業務管理や勤怠など制度面でもしっかり準備・対策する必要があります。

業務管理

テレワークの実施にかかせないのが業務管理です。
テレワークは顔を合わせることが出来ないため、業務の遂行状況の把握や可視化がオフィス勤務と違って難しく、業務上問題が発生した際にすぐに対処出来ないケースもあります。

従業員が業務を効率的にかつ円滑に遂行するために、ICTツールやスケジュール管理ツールなどを活用し、業務をリアルタイムで可視化することが大切です。

そうすることで労働時間も把握できるので、残業時間の削減も期待できるでしょう。

勤怠管理

テレワークでは勤務状況が見えません。
柔軟な働き方ができる反面、従業員の長時間労働や怠慢が発生する可能性が高まるので、適正に管理する必要があります。

始業時刻、休憩、終業時刻を把握するために、勤怠管理の報告方法をあらかじめ決めておきましょう。

報告方法としては、作業負担が少ない勤怠管理ツールの活用や、記録時間の証拠が残るEメール・チャット等での報告、コミュニケーションが取れる電話での報告という方法があります。
テレワークの際に家庭の事情などさまざまな理由で勤務状況が変更になる場合は、その都度記録する必要がありますので、ルールや報告方法を制定し正しく公平に管理します。

社内コミュニケーション

実際に顔を合わせないテレワークでは、コミュニケーション不足や社内外との連絡で問題が生じてしまうという課題があります。

これらの対策として、ICTツールが活用できます。
オンライン会議やビジネスチャットツールなどを活用することで、従業員と管理者の進捗状況や日報を全員が把握できます。

ただし、ICTツールは気軽にコミュニケーションが取れるからこそ、伝えるタイミングや伝え方に気を配ることが大切です。
こまめに相談や報告ができる仕組みづくりが、テレワークの疎外感をなくし、良好なコミュニケーションを生みだすでしょう。

経費負担

テレワークでは、従業員にオフィス勤務とは異なる費用が発生します。
例えば、社外から通信することによって発生する「通信費」や、在宅勤務の「水道光熱費」などです。

業務に付随して発生する諸費用は会社が負担するのか、それとも従業員が負担するのか、事前に規則を設けましょう。

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テレワークの導入で受けられる助成金制度もある!

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新しいビジネスを始めたり、制度を導入したりする際にはコストがかかります。

テレワークも同様で、業務で使用するパソコンやタブレットの購入やツールの用意など、さまざまなコストが発生します。

実は、テレワークの導入に対して、国や地方自治体が用意している助成金制度があるのをご存知でしょうか?
助成金があれば、中小企業でも安心してテレワークの導入に取りかかれます。
助成金制度について、いくつか見ていきましょう。

働き方改革推進支援助成金

2020年4月1日から受付が開始されている、厚生労働省による「働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)」(旧「時間外労働等改善助成金」)。

時間外労働の改善や多様な働き方の推進などを目標に、テレワークに取り組んでいる中小事業主に対して助成金を支払う制度です。

支給額は成果の目標達成状況に応じて、取り組みを実施した経費の一部を支給するというもの。
目標を達成したか未達成かによって補助率が異なりますので、無理のない目標を立てましょう。

IT導入補助金

経済産業省が実施する補助金制度「IT導入補助金」

中小企業などが生産性向上に役立つITツールを導入する際に、補助金として費用を一部支給する制度です。

これによって最大450万円の補助を受けることができます。

2020年度の公募は終了していますが、今後2021年の募集が始まる予定です。
こまめに最新情報をチェックしてみてくださいね。

このほかにも、各地方自治体で行なっている助成金制度などもあります。

助成金制度の内容が変更になったり、すでに公募が終了していたりする場合がありますので、詳しくは各公式ホームページなどで確認してください。

テレワークの注意点やリスクを把握して、柔軟な働き方を実現しよう!

働く時間や場所を柔軟に選べるテレワーク。
テレワークを導入するにあたり、さまざまなリスクを把握し、対策やルールの定め方を考えておくことが大切です。

テレワーク導入において、以下のようなリスクの把握や対策が必要不可欠です。

<セキュリティ面>

  • 無料のWi-Fi利用時のセキュリティ強度の確認
  • 私物パソコンの利用やノートパソコンの持ち運びによるウイルス対策
  • VPN経由で社内ネットワークにアクセスする際の情報流出対策
  • 多要素認証の導入によるクラウドサービスやオンライン会議による情報漏えい対策

<労務・マネジメント面>

  • ICTツールやスケジュール管理ツールなどを活用した業務管理
  • 勤怠管理の報告方法の制定
  • ICTツールを活用した社内コミュニケーション
  • 業務に付随して発生する経費の規則の設定

テレワーク導入にあたり、業務で使用するパソコンやタブレットの購入やツールの用意など、さまざまなコストが発生します。
国や地方自治体が用意している助成金制度もありますので、ぜひ活用しましょう。

アイネットでは、負荷なくテレワーク環境を実現できるワンストップサービスとして仮想デスクトップサービス「VIDAAS®」をはじめ、お客様にセキュアな環境を提供する様々なセキュリティソリューションをご用意しています。
柔軟な働き方の実現に向けて、お気軽にお問い合わせください!

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山口(webマーケティング担当)

皆さまの役に立つIT情報や、アイネットの様々な取り組みをお伝えしてまいります!

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